规章制度

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天津职业大学组织部档案管理制度
2013-11-27 11:24  

一、文件归档制度

1、组织部在工作活动中直接形成的有保存价值的应当归档的各种门类和载体的文件材料均应及时归档。

2、归档时间

兼职档案员将各部分档案收集后,整理,归档,每年移交学校档案馆一次。

3、归档整理的质量要求

(1)归档的文件材料应齐全、完整、准确。

(2)归档的文件其制成材料应符合长期保存的要求。

(3)归档文件的整理应符合相关的标准和规范。

二、档案保管制度

1、各类档案应形成各种门类和载体档案由档案室集中统一管理。

2、建立科学的档案管理制度,逐步实现规范化、标准化和现代化。

3、配置适宜保存档案的专门库房和必要的设施。

4、定期检查档案保管情况,一个季度(或半年)对档案数量,损坏情况进行一次清理、检查,并做好扦插登记工作。

5、发现破损、变质、字迹褪变等情况,要及时进行抢救复制。

6、档案室不得堆放易燃、带腐蚀性物品和其它各种杂物。保持室内清洁卫生,坚持3-5天进行一次温湿度观测记载,在高温高湿季节采取降低库房温湿度,以延长档案寿命。

7、档案收进、移出要清点,严格交接手续,严防档案丢失。

三、档案利用制度

1、现行档案,主要供学院和上级主管机关使用,对外提供利用,需经本单位领导批准。

2、查、借阅涉及机、绝密内容的案卷,需经本单位分管档案工作的领导批准。查阅一般档案由档案员处理,凡借阅档案都应进行登记。3、查、借阅档案都应爱护档案,不得将档案损坏、取页、勾抹、画线,严防污染档案。查、借阅档案时不得吸烟;借阅档案时不得将档案轻借他人或带回家中。

4、借出、归还档案必须履行登记、注销和检查等手续,如发现差错要及时追查责任,并采取补救措施,借出案卷一般不得超过七天。如需延长时间,需要补办延期手续。

5、档案室工作人员要熟悉档案内容,了解各方面需要,改变工作作风,积极主动提供利用。

6、做好利用情况登记,收集典型事例,开展利用效果分析,提高利用效率。

四、档案工作保密制度

1、认真执行上级有关档案保密工作制度、规定和划分好档案密级。

2、属于国家所有的档案,无论是单位的还是个人的都不得出卖。

3、保守机密慎之又慎,不得在公共场所谈论档案内容,不得在私人笔记本上记录档案机密,不得在私人通信中涉及档案机密,不得随意向亲友和无关人员提供档案。

4、严禁无关人员进入档案室,档案工作人员出入档案室要注意关好门窗,上下班要检查档案室有无异常现象,节假日应加强值班制度。5、鉴定销毁档案时,应造具清册,经单位领导和有关部门批准后,至少二人一起进行销毁,不得随意当废纸出售。

五、档案鉴定、销毁制度

为了保证机关档案存储的优质化,减少和避免人力、物力和财力的浪费,充分发挥档案的作用,对确无保存价值的档案应进行鉴定、销毁。具体事实方法:

1、档案鉴定工作的内容是对档案价值的鉴定分析工作和对档案质量的鉴别核查工作,必须做好准确、科学。

2、鉴定过程中,要认真填好档案鉴定书、写明鉴定小组的组成情况,鉴定的步骤与方法、鉴定书需有关人员签字。

3、对无保存价值或已过保管期限不需延期而剔除的档案,必须按档案资料销毁规定手续造册登记。

4、档案剔除销毁时,必须由档案部门指派专人销毁,销毁与销毁后需在清毁册上签字。

5、要认真做好档案鉴定后的善后处理工作,对有关的管理工具应相应修改调整,将鉴定中形成的材料组成工作卷,妥善保存。

天津职业大学党委组织部

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